12 Anwendungsfälle, in denen eine Unternehmenssuche einen Mehrwert liefert
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Eine Enterprise Search ist eine interne Suchmaschine, die von Unternehmen genutzt wird, um ihren Mitarbeitern schnellen Zugriff auf wichtige Informationen und Daten zu ermöglichen. Sie durchsucht dabei verschiedene Datenquellen innerhalb eines Unternehmens, wie z.B. Dokumentenmanagement-Systeme, Kunden- und Mitarbeiterdatenbanken und Projektmanagement-Tools.
In der heutigen digitalen Welt, in der Unternehmen immer mehr Daten sammeln und speichern, wird es immer schwieriger, die relevanten Informationen schnell zu finden. Eine Enterprise Search kann dabei helfen, die Suche nach Informationen zu vereinfachen und die Mitarbeiterproduktivität zu steigern. Sie wird daher in Zukunft für immer mehr Unternehmen von großer Relevanz sein, um ihren Mitarbeitern einen schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen zu ermöglichen und die Effizienz innerhalb des Unternehmens zu steigern.
Folgendes sind Anwendungsfälle, die für die meisten Unternehmen relevant sind:
1. Die Frage nach allgemeinen Informationen
2. Nutzen von Know-How aus alten Projekten
3. Informationsbereitstellung im Einsatz beim Kunden vor Ort
4. Finden von Standarddokumenten und Vorlagen
5. Recherche nach verpflichtender Dokumentation
6. Onboarding von Mitarbeitern
7. Auswählen der richtigen Version eines Dokuments
8. Demografischen Wandel durch Informationen leichter gestalten
9. Unterstützung in der Beweisführung juristischer Angelegenheiten
10. Suche nach verantwortlichem Mitarbeiter
11. Erfahrungsaustausch zwischen verschiedenen Standorten
12. Digitaler Arbeitsplatz mit einem zentralen Wissenszugang
Die Liste mit potenziellen Anwendungsfällen und den daraus entstehenden Business Cases könnte noch dutzendfach mit weiteren Beispielen und Anwendungsfällen ergänzt werden. Fakt ist, dass Daten im Unternehmen exponentiell steigen. Ein Großteil der Daten ist unstrukturiert (Dokumente, Bilder, E-Mailverkehr, etc.) und wird dies auch immer bleiben. Zukünftig gilt es den Mitarbeitern Tools an die Hand zu geben, mit denen sie sich in großen Datenmengen zurechtfinden können. Dabei gilt es zu beachten, dass nicht nur die Menge an Daten, sondern auch die Menge an Orten, wo Informationen gespeichert sind, sich im Unternehmen erhöhen und so die Informationsbereitstellung für Mitarbeiter komplexer machen. Unternehmensinterne Suchmaschinen bieten dabei einen Weg, Informationen das vorhandene Wissen im Unternehmen zu demokratisieren und leicht zugänglich zu machen.
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12 use cases where enterprise search delivers value
Learn how an enterprise search engine can help you too
An enterprise search is an internal search engine used by companies to provide their employees with quick access to important information and data. It searches various data sources within a company, such as document management systems, customer and employee databases and project management tools. In today’s digital world, where companies are collecting and storing more and more data, it is becoming increasingly difficult to find the relevant information quickly.
An enterprise search can help to simplify the search for information and increase employee productivity. It will therefore be of great relevance to more and more companies in the future to enable their employees to quickly access the information they need and to increase efficiency within the company.
The following are use cases that are relevant for most companies:
1. The question of general information
2. Use of know-how from old projects
3. Provision of information in the field at the customer’s location
4. Finding standard documents and templates
5. Search for mandatory documentation
7. Selecting the correct version of a document
8. Making demographic change easier through information
9. Support in the evidence of legal matters
10. Search for responsible employee
11. Exchange of experience between different locations
12. Digital workplace with a central knowledge access point
The list of potential use cases and the resulting business cases could be expanded dozens of times with more examples and use cases. The fact is that data in the enterprise is growing exponentially. Much of the data is unstructured (documents, images, email traffic, etc.) and will always remain so. In the future, it will be necessary to provide employees with tools that enable them to find their way through large volumes of data. It is important to note that not only the amount of data, but also the amount of places where information is stored is increasing within the company, making the provision of information more complex for employees. In this context, internal corporate search engines offer a way of democratizing the knowledge available in the company and making it easily accessible.
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