Die versteckten Kosten von schlecht auffindbarem Wissen
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Wieso das Auffinden von Wissen in Unternehmen ein unterschätzter Kostenfaktor ist
In modernen Unternehmen werden immer mehr Informationen digitalisiert und abgespeichert, was dazu führt, dass es schwieriger wird, die benötigten Informationen zu finden. Dies ist u. A. auf folgende Faktoren zurück zu führen:
- Unterschiedliche Datenquellen: Informationen werden oft in verschiedenen Systemen und auf verschiedenen Plattformen gespeichert, was die Suche erschweren kann.
- Unstrukturierte Daten: Oft sind die gespeicherten Informationen nicht ausreichend strukturiert oder sind in unstrukturierten Formen wie Word-Dokumenten oder E-Mails gespeichert, was die Suche erschweren kann.
- Mangelnde Zugänglichkeit: In manchen Fällen haben nicht alle Mitarbeiter Zugang zu allen relevanten Informationen, was die Suche erschweren kann.
- Veränderungen im Unternehmen: Mitarbeiterwechsel, die Einführung neuer Systeme und Veränderungen in der Organisationsstruktur können dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen oder nicht mehr zugänglich sind.
Eine unternehmensinterne Suchmaschine ist daher eine wertvolle Lösung, um Mitarbeitern das richtige Wissen zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen. Ineffizienzen, die durch die Nutzung verschiedener Datenquellen entstehen, können reduziert werden, indem alle Informationen an einem zentralen Ort gesammelt und durchsuchbar gemacht werden. Dies kann nicht nur die Suche nach Informationen beschleunigen, sondern auch dazu beitragen, Projekte in besserer Qualität abzuschließen, Kosten zu senken und den Kundenservice zu verbessern. Ein weiterer Vorteil einer unternehmensinternen Suchmaschine ist, dass sie dazu beitragen kann, das vorhandene Wissen im Unternehmen zu erhalten und zu teilen. Durch den Generationswechsel und die verkürzten Mitarbeiterverweilzeiten wird es immer wichtiger, das vorhandene Know-How zugänglich zu machen. Eine Suchmaschine kann dazu beitragen, dass dieses Wissen nicht verloren geht und von allen Mitarbeitern genutzt werden kann.
Der Business Case hinter einer Enterprise Search liegt darin, dass sie dazu beitragen kann, die Effizienz im Unternehmen zu steigern, indem sie die Suche nach Informationen beschleunigt und die Mitarbeiterproduktivität erhöht.
Ein kleines Rechenbeispiel sieht wie folgt aus:
- Angenommen, ein Mitarbeiter verbringt täglich ca. 30 Minuten damit, nach Informationen zu suchen.
- Angenommen, das Unternehmen hat 100 Mitarbeiter.
- Angenommen, die Implementierung einer Enterprise Search reduziert die Suchzeit um 50%.
Dann würde die Enterprise Search dazu beitragen, dass die Mitarbeiter insgesamt 15.000 Minuten pro Woche einsparen, was 250 Stunden entspricht. Wenn man annimmt, dass ein Mitarbeiter im Durchschnitt 25 Euro pro Stunde (ein anzusetzender Stundensatz wäre entsprechend höher) verdient, würde die Enterprise Search dem Unternehmen Einsparungen von 6.250 Euro pro Woche oder 325.000 Euro pro Jahr bringen.
Eine Enterprise Search kann nicht nur dazu beitragen, die Effizienz im Unternehmen zu steigern, indem sie die Suche nach Informationen beschleunigt und die Mitarbeiterproduktivität erhöht, sondern auch durch weichere Faktoren einen positiven Einfluss haben. Sie kann zum Beispiel die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen, indem sie Informationen schnell und effektiv findet, wodurch ihre Arbeitsleistung verbessert wird.
Außerdem wird die Employee Experience mit den IT-Systemen im Unternehmen verbessert, da die Nutzung der verschiedenen Systeme vereinfacht und verbessert wird. Wenn Mitarbeiter schneller und einfacher die benötigten Informationen finden können, sind sie weniger frustriert und die IT-Systeme des Unternehmens werden insgesamt positiver bewertet.
Schließlich trägt eine Enterprise Search dazu bei, dass Entscheidungen aufgrund von besseren Entscheidungsgrundlagen getroffen werden. Wenn alle relevanten Informationen schnell und einfach zugänglich sind, haben Mitarbeiter eine bessere Basis, um Entscheidungen zu treffen. Sie können sich auf das Wesentliche konzentrieren und sich weniger Gedanken darüber machen, ob sie alle relevanten Informationen haben oder nicht. Dies kann dazu beitragen, dass Entscheidungen qualitativ besser sind und dass das Unternehmen insgesamt erfolgreicher ist.
Natürlich hängt die tatsächliche Einsparung einer unternehmensinternen Suchmaschine von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der tatsächlichen Suchzeit der Mitarbeiter und der Wirksamkeit der Enterprise Search. Trotzdem zeigt dieses Beispiel, dass die Implementierung einer Enterprise Search durchaus eine lohnende Investition sein kann, wenn sie dazu beitragen kann, die Suche nach Informationen im Unternehmen zu beschleunigen und die Mitarbeiterproduktivität zu erhöhen.
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The hidden costs of poorly retrievable knowledge
Why finding knowledge in companies is an underestimated cost factor
In modern companies, more and more information is being digitized and stored, making it more difficult to find the information you need. This is due to the following factors, among others:
- Different data sources: Information is often stored in different systems and on different platforms, which can make searching difficult.
- Unstructured data: Often the information stored is not sufficiently structured or is stored in amorphous forms such as Word documents or emails, which can make searching difficult.
- Lack of accessibility: In some cases, not all employees have access to all relevant information, which can make searching difficult.
- Changes in the company: Staff changes, the introduction of new systems, and changes in organizational structure can lead to important information being lost or inaccessible.
An in-house search engine is therefore a valuable solution to provide employees with the right knowledge at the right time. Inefficiencies caused by using different data sources can be reduced by collecting all information in one central place and making it searchable. This can speed up the search for information and help complete projects with better quality, reduce costs and improve customer service. Another advantage of an in-house search engine is that it can help to preserve and share existing knowledge within the company. Due to generational change and shorter employee retention times, it is becoming increasingly important to make existing know-how accessible. A search engine can help ensure that this knowledge is not lost and can be used by all employees.
The business case behind an enterprise search is that it can help increase efficiency in the company by speeding up the search for information and increasing employee productivity.
A small math example looks like this:
- Suppose an employee spends about 30 minutes a day searching for information.
- Suppose the company has 100 employees.
- Assume that implementing an enterprise search reduces the search time by 50%.
The enterprise search would help employees save a total of 15,000 minutes per week, which corresponds to 250 hours. Assuming that an employee earns an average of 25 euros per hour (an applicable hourly rate would be correspondingly higher), enterprise search would bring the company savings of 6,250 euros per week or 325,000 euros per year.
An enterprise search can not only help to increase efficiency in the company by speeding up the search for information and increasing employee productivity, but it can also have a positive impact through softer factors. For example, it can increase employee satisfaction by finding information quickly and effectively, improving their work performance.
It also improves the employee experience with IT systems in the company by simplifying and improving the use of the various systems. When employees can find the information they need more quickly and easily, they are less frustrated and the company’s IT systems are viewed more positively overall.
Finally, an enterprise search helps to ensure that decisions are made based on better decision-making. When all relevant information is quickly and easily accessible, employees have a better basis for making decisions. They can focus on what is important and worry less about whether or not they have all the relevant information. This helps ensure that decisions are of better quality and that the company is more successful overall.
Of course, the actual savings of an enterprise search engine depend on various factors, such as the actual search time of employees and the effectiveness of enterprise search. Nevertheless, this example shows that implementing an enterprise search can be quite a worthwhile investment if it can help speed up the search for information in the company and increase employee productivity.
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