Müller Maschinentechnik zentralisiert Zugang zu Know-How für Mitarbeiter erfolgreich

Bastian Maiworm (l.) und Lothar Vandeberg (r.) freuen sich über die erfolgreiche gemeinsame Zusammenarbeit.

Die Statistiken zeigen es: Der Zugang zu den richtigen Informationen im Unternehmen ist immer schwieriger. So dauert schon jetzt jede dritte Suche im Unternehmen zwischen 5 und 25 Minuten. Zudem bedarf es in 67,5% aller Fälle mindestens 3 Suchanfragen, um die richtige Information zu finden. Diesen Trend spüren nicht nur große Unternehmen mit Tausenden Mitarbeitern, sondern auch mittelständische Unternehmen mit Dutzenden bzw. Hunderten Mitarbeitern. Die Gründe dafür sind trivial: rasant steigende Datenmengen, Mitarbeiterfluktuationen und eine gestiegene Menge an Möglichkeiten, um Informationen abzulegen.

Diese Challenge erkannte auch das Unternehmen Müller Maschinentechnik nach Gesprächen mit dem Start Up amberSearch (ehem. ambeRoad). „Ohne die Gespräche mit amberSearch hätten wir vermutlich gar keinen konkreten Handlungsbedarf beim Thema Informationsbereitstellung gesehen“, so Lothar Vandeberg, Geschäftsleitung von Müller Maschinentechnik. Was die Digitalisierung angeht, war Müller Maschinentechnik schon immer gut aufgestellt und vorne mit dabei. Dadurch, dass jedoch verschiedene Tools eingeführt wurden, haben sich auch die Möglichkeiten Informationen abzulegen vervielfacht. Hinzu kommt, dass die Umstellung von Arbeit im Office teilweise durch Hybrid- und Remote-Work ersetzt wurde. Zwar hatte Müller Maschinentechnik schon vor der Pandemie teilweise Remote-Arbeitsplätze für bspw. Außendienstler in verschiedenen Regionen Deutschlands, doch war dies nicht bei allen Mitarbeitern möglich. Durch die Pandemie bekam das Thema Remote-Work und somit auch Wissensmanagement nochmal eine andere Dynamik, wie Vandeberg berichtet.

„Früher ist bei uns viel klassisch über den Flurfunk gelaufen, doch mit der Einführung von Teams hat sich das natürlich verändert.“, erklärt Vandeberg. Das führt dazu, dass nun viel mehr Wissen und Informationen dokumentiert sind und somit auch anderen Mitarbeitern zugänglich sein können. Die Challenge, der man sich gegenübersah, war jedoch folgende: Die Möglichkeiten zur direkten Absprache waren u. a. durch Remote-Work reduziert worden, d. h. es findet vermehrt asynchrone Kommunikation statt. Man gewann an Flexibilität und verschloss sich so auch nicht dem Thema New-Work. Man stand der Digitalisierung schon sehr früh offen gegenüber. Zur gleichen Zeit begannen auch Gespräche mit dem Start Up amberSearch. amberSearch entwickelt eine intelligente Lösung zur Bereitstellung von Informationen, die auf vorhandene Datensilos aufsetzt. Auch wenn Müller Maschinentechnik der Bedarf für eine bessere Bereitstellung von Informationen nicht von Anfang an bewusst war, sah man den Mehrwert schnell. Insbesondere im Fokus war dabei der Außendienst, der sich oft mit dem Innendienst, Konstruktion und Projektmanagement abstimmen musste, um an relevante Informationen zu kommen. Doch durch die Kommunikation über Teams war ein Großteil der Kommunikation nun dokumentiert. Man merkte jedoch auch, dass die Menge der Daten rasend schnell steigt und der Überblick schnell verloren gehen kann — obwohl natürlich bestimmte Ablagestrukturen vordefiniert waren.

Ergänzend meint Bastian Maiworm, Mitgründer von amberSearch: „Mittlerweile gibt es einfach so viele verschiedene Softwareanbieter für verschiedenste Anwendungsfälle auf dem Markt, dass es einfach nicht möglich ist, alles über ein System abzubilden.“ Früher oder später verfallen die Mitarbeiter zudem in die Angewohnheit, Informationen eben doch nach dem eigenen System abzulegen.

Die Zusammenarbeit mit amberSearch

Da man merkte, dass das Problem mit der Bereitstellung der richtigen Informationen in den nächsten Jahren nicht weniger werden würde und amberSearch hierzu eine Out-of-the-Box Lösung entwickelt hatte, entschied man sich kurzerhand für eine Zusammenarbeit. Müller Maschinentechnik sah hier eher die Chancen als die Risiken bei der Zusammenarbeit mit einem jungen Unternehmen. Daher testete man das System kurzerhand im Führungskreis. Nachdem dies erfolgreich verlief, wurde das System auf die ganze Belegschaft ausgerollt. Wenn jemand bei Müller Maschinentechnik nun nach Informationen sucht, dann kann er von einem zentralen Punkt aus in alle wesentlichen Systeme springen. „Wir freuen uns, dass Müller Maschinentechnik es seinen Mitarbeitern ermöglicht, mit KI-basierten Lösungen zu arbeiten. Dies zeugt von einem Arbeitgeber, der sich neuen Dingen nicht verschließt und seinen Mitarbeitern auch neuartige Lösungen im Bereich Information Management zur Verfügung stellt.“, so Bastian Maiworm.

„Uns hat besonders imponiert, dass das System direkt Out-of-the-Box kam und in Absprache mit unserem IT-Dienstleister innerhalb von kürzester Zeit angeschlossen werden konnte.“, so Lothar Vandeberg. Das schöne war, dass sich neben dem ursprünglich angedachten Anwendungsfall weitere Anwendungsfälle ergeben haben: So kann das Onboarding von Mitarbeitern, die erst neu zum Unternehmen hinzugestoßen sind, ganz anders gestaltet werden. In der Onboardingphase können nicht alle Informationen in der Tiefe vermittelt werden, wie es normalerweise nötig wäre. Ein positiver Nebeneffekt von amberSearch ist daher, dass Mitarbeiter nun auch selbstständig die Informationen finden können, die zuvor nochmal einiger Rückfragen bedurft hätten.

Ein weiterer Vorteil sei, dass sich nicht nur rein auf Textdaten fokussiert werde, sondern auf verschiedenste multimediale Inhalte. Dazu gehören beispielsweise auch Bilder oder simple Nachrichten in Teamschatverläufen. Nun nutzt das Team von amberSearch das Feedback von Müller Maschinentechnik, um dieses in die weitere Entwicklung der Lösung einfließen zu lassen.

Die Ergebnisse der Zusammenarbeit mit amberSearch

Die größten Vorteile für Müller Maschinentechnik ergeben sich laut Vandeberg in der täglichen Zusammenarbeit und in dem reduzierten Abstimmungsaufwand, insbesondere, wenn sich abteilungsübergreifend abgestimmt werden muss. Weitere Optimierungen ergaben sich nebenher bei einem effizienteren Onboardingprozess, da Mitarbeiter nun in der Lage sind, sich selbst schnell die Antworten zu neuen Aufgaben raussuchen können.

Ansprechpartner:

Lothar Vandeberg, Bastian Maiworm

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